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2019年06月07日 [FAQ]

貸し会議室でどんなトラブルの可能性がありますか?

私は個人でビジネスをしているのですが、取引先と話をするときに場所がなくて困っているので、今度、貸し会議室を利用して打ち合わせしてみようかと考えており、これまでこのようなサービスを利用したことがなく不安をいだいています。
そこで、これから貸し会議室を利用する際にどういったトラブルが起きることが多いのか、事前に知っておくと対処ができるので教えてください。

回答

利用時間やルールを守って利用しましょう


貸し会議室は時間制の料金プランとなっていることが多く、利用開始時間と終了時間が決められているため、その間にしっかりと目的を果たすことが大切であり、たとえば、参加者が遅れてしまったり、会議が長引いてしまったりすると、延長料金を払わなければいけない場合や、次の予約があるためにすぐに部屋をあける必要のあるケースもあるため注意しましょう。
また、事前に予約をして利用することになるのですが、さまざまな事情から予約をキャンセルしたい場面が出てくるケースもあり、この場合はキャンセル料が発生するケースがあるため気をつけましょう。
飲食物に関するトラブルはよくあり、その施設が飲食物の持込を禁止しているにも関わらず持ち込んで食事をした場合には、飲食の持ち込み料を請求されたり、清掃料を請求されたりするケースがあります。
貸し会議室を利用してプレゼンなどをする際には、どのような機器が用意されているのか確認しておかないと、自分が用意していた資料のファイルを読み込まなかったり、機器の操作方法が分からずに困ってしまったりする事態があるため、事前にどんな機器を利用できるのか確認しておくことも大切です。
備え付けの備品の使い方については、貸し会議室のスタッフに質問すれば設定や使い方などについて分かりやすく教えてくれるため、不安があるならば、どんどん質問して疑問を解決しましょう。
貸し会議室の利用時には、ホームページで写真だけを見て利用するべきではなく、必ず利用するまえに一度現地を訪れて、貸し会議室の建物や室内がどのような環境になっているのか確認しておきましょう。
また、それぞれの貸し会議室ごとに用意しているサービスやサポートの内容は異なっているため、新しく利用する貸し会議室については、どんなシステムとなっているのか事前に確認することが大事です。
以上の点を守って貸し会議室を利用していれば、トラブルに巻き込まれてしまうリスクを軽減でき、安心して利用することができます。

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